Hallo lezers,

Hier een update van de ontwikkelingen binnen VETA.

Na onze vakantie ben ik weer druk aan de slag gegaan in de werkplaats met de inspectie van 4 grote draai en frees machines voor het reviseren van motorblokken. Het inspecteren heb ik samen met de hoofdleraar gedaan (Missinzo) en het was leuk om te ervaren dat ook hij erg gedreven was in het inspecteren en onderzoeken van de machines. Deze machines zijn alle vier niet in gebruik omdat bijvoorbeeld de elektromotor is doorgebrand (door alle fluctuaties in het spanningsnet hier) of omdat er onderdelen missen of kapot zijn. We hebben dus tijdens de inspecties een lijst gemaakt welke onderdelen nodig zijn om de machines weer aan de gang te krijgen. De leraren en ik willen deze machines graag aan de gang hebben omdat ze erg waardevol zijn. Naast dat deze machines een mooie aanvulling in de werkplaats zijn waarmee de studenten wat extra kunnen leren, kan met deze machines ook goed geld verdiend worden door het aantrekken van nieuwe klussen voor de werkplaats.

Na de inspectie ben ik contact gaan zoeken met de fabrikant in Italië om een prijsopgave van de benodigde onderdelen op te vragen. Dit alles gaat nog volgens de Westerse snelheid en eenvoud, een mailtje de deur uit en binnen een paar dagen een helder antwoord. Tot dit punt toe was het dus lekker wat schroeven, doorlezen van de handleidingen, contacten zoeken bij leverancier en genoeg blijven drinken om de hoeveelheid zweet te compenseren.

Eenmaal bericht van de leverancier was het even slikken. De totale kosten om de machines weer in bedrijf te krijgen blijkt meer dan 10.000 euro te zijn. In vergelijking met de waarde van de machines is het niet veel en ook met de gedachte dat met het gebruik van deze machines dit geld ook terug te verdienen valt is het bedrag niet schrikbarend. Echter deze gedachte dat je dit geld terug kan verdienen met de machines zelf is een gedachte die hier niet vanzelf bij de meeste mensen opkomt. Ze zien alleen dat het veel te veel geld is en dat zo’n bedrag niet beschikbaar is….en dan………..dan houdt het op. Ook het hoofd van de school kan alleen maar nee schudden en blijven wijzen op het volgen van procedures en de moeilijkheid om onderdelen buiten Tanzania in te kopen via de inkoopafdeling van VETA. De komende periode gaan we daarom een projectplan schrijven om het management van de VETA in te laten zien en ervan te overtuigen dat het de investering echt waar is. Hoe we de procedures te lijf gaan, dat zien we daarna wel weer, dat is pas een volgende stap.

Om een indruk te geven van hoe het inkoop proces hier binnen VETA gaat, hierbij de beschrijving en bevindingen tijdens het bestellen van een simpele laptop voor een nieuw diagnose apparaat dat in bestelling is voor de werkplaats:

Stap 1: Goedkeuring tot aanvraag laptop

Voordat er iets besteld kan worden buiten de kwartaal budgetten (welke ook te kort schieten om een laptop te kopen), moet er eerst goedkeuring van het school management komen. Hiervoor dient er dus een afspraak gemaakt te worden die op zijn Tanzaniaans nog 3 keer verzet moet worden omdat de betrokken mensen toch plots weer iets anders hebben of er gewoon niet zijn. Tijdens de vergadering wordt er wijs gesproken en vooral het schoolhoofd doet erg belangrijke uitspraken naar zijn team en de rest knikt wijselijk ja. Maar na een uurtje is het erdoor dat we een laptop mogen gaan bestellen.

Stap 2: Aanvraag laptop

Als er iets besteld moet worden moet een leraar een aanvraagformulier invullen waarin hij gedetailleerd beschrijft wat er besteld moet worden met daarbij de prijs. Voor de laptop zijn Missinzo en ik dus de stad in gegaan om uit te zoeken welke laptops geschikt zijn en wat de prijzen zijn zodat we het formulier geheel in konden vullen en er naar ons idee geen vragen meer mogelijk zouden zijn. Na het invullen (lees 4 uur werk in totaal met het bezoek naar de stad) is het formulier ingeleverd bij de inkoopafdeling.

Stap 3: Afhandeling bestelling

Eenmaal het formulier bij de afdeling inkoop, krijgen we bericht dat deze laptop te duur is. Ze bestellen normaal laptops voor 1.500.000 Tsh (ongeveer 700 euro) en wij vragen nu eentje met de prijs van 1.770.000 Tsh waarmee ze als eerst aangeven dat wij de boel belazeren (want hoe mooi is het om 270.000 Tsh in eigen zak te steken?;))! Eenmaal in gesprek hebben wij gevraagd naar de specificaties van de laptop die ze normaal bestellen en deze blijkt van iets mindere zware eisen te voldoen dus het feit dat hij dan goedkoper is dan degene die wij nodig hebben is heel begrijpelijk zou je zeggen, maar dat is niet voor iedereen begrijpelijk. Een hevige discussie tussen de twee mensen bij inkoop en Missinzo start en ik zit heerlijk op een stoel toe te kijken hoe dit verloopt. Op de achtergrond een muziekje uit een van de computers van de inkopers en een fris windje van de ventilator in mijn gezicht, het was een mooi schouwspel.

De uitkomst……..de inkoper dacht dat omdat ik als blanke mee was gegaan naar de winkel de prijs veel hoger was dan het eigenlijk moet zijn, dus hij besloot om zelf maar naar de winkel te gaan om te checken of de prijzen die wij hebben gekregen wel klopte. En tja, hij kwam om dezelfde prijs uit voor een laptop met onze specificaties. Als het goed is wordt nu dus toch de duurdere laptop besteld nadat de inkoper toch nog een keer heeft gevraagd of ze niet gewoon die van 1.500.000 Tsh mogen kopen. (Wel fijn om te ervaren dat het dus niet uitmaakt of de laptop besteld wordt door een Mzungu of niet!!)

Stap 4: Ontvangst

Het is nog niet zover dat we de laptop hebben maar naar verwachting kunnen hier niet zo heel veel obstakels meer tevoorschijn komen, echter je weet nooit waar ze nog mee gaan komen!

Met dit inkoopproces kun je begrijpen dat iets bestellen veel voeten in aarde heeft en erg lang duurt. Deze manier van werken is wel typerend voor zowel de VETA als andere overheidsinstanties. Ook bij het belastingkantoor, het postkantoor en de politie zie je deze lange weg elke keer weer terugkomen. Soms frustreert het enorm omdat je echt niet vooruitkomt terwijl het zo veel sneller kan, maar het lijkt soms alsof ze het er om doen om maar alles te vertragen. Mogelijk ligt het in het niet kunnen en willen nemen van de verantwoordelijkheid. Om ontwikkeling te zien in deze procedures en om de instelling van de mensen te veranderen is volgens mij heel veel meer nodig dan enkele vrijwilligers in het land. Dit zal op grote schaal (binnen de overheid) aangepakt moeten worden om überhaupt echt flinke vooruitgang te boeken, binnen een dergelijke organisatie als VETA werken mensen zoals ze het ‘gewend’ zijn. Wat ik doe is ermee leren omgaan. Zoals bij het bestellen van de laptop, soms even een stapje terug doen en maar gewoon accepteren dat het zo is en genieten van de situatie waar ik dan weer ben in beland. En veder richt ik me op het verbeteren van de werkplaats waar nog genoeg te doen is en wat wel bevatbaar en vooral leuk is voor mij als vrijwilliger hier bij de VETA.

Groet,

Maarten en Muk